Order Management
Wat houdt het order management proces precies in en wat zijn de 5 grootste uitdagingen?
Order Management

Uitdagingen in het Order Management Proces

Dit blog is deel 1 in een serie van 2. Lees binnenkort het vervolg ‘Kenmerken en voordelen van een Order Management Systeem’.

Het beheren van de bedrijfsprocessen rondom orders voor goederen of services, dat is wat order management in het kort inhoudt. Denk aan het registreren van de order, bijhouden of er genoeg voorraad is om de order te vervullen, contact houden met leveranciers en andere partners, uitlevering en bezorging van de bestelling, verwerken van backorders, facturatie, communicatie met de klant en ga zo maar door. In dit blog vertel ik u meer over de betrokkenen bij het order management proces en de factoren die voor de grootste uitdagingen (kunnen) zorgen in de groothandel, vakhandel en detailhandel.

Het order management proces

Zoals hieronder te zien is, gaat order management niet alleen om de processen. Maar het gaat ook om de mensen die bij iedere stap betrokken zijn, zoals de partners die helpen om de order te vervullen en daaromheen natuurlijk in ieder fase nog de communicatie met de klant.
Het Order Management Proces

Deze factoren zorgen voor grote uitdagingen

Werken alle onderdelen naadloos samen? Dan verloopt het order management proces soepel. Gaat ergens in de cylcus iets fout, hoe klein ook? Dan heeft dat direct effect op de andere stappen. Met ontevreden klanten en dalende omzet tot gevolg.

1. Onoverzichtelijke papierwinkel

De realiteit is dat veel bedrijven nog steeds voor een groot deel vertrouwen op geprinte vellen papier om hun orderproces uit te voeren. Deze gaan door vele handen op verschillende afdelingen binnen de organisatie om zo uiteindelijk het product bij de klant te krijgen. Ik zal u niet hoeven uit te leggen dat hierin veel fout kan gaan: papieren raken kwijt, zijn slecht leesbaar, worden verkeerd overgetypt, etc.

2. Groeiend aantal verkoopkanalen

U krijgt orders binnen via de telefoon, e-mail, aan de balie, in de showroom, via een wederverkoper en vanuit uw webshop. Het gevaar dreigt dat al deze orders op een verschillende manier geregistreerd worden. Daarnaast gaan bestellingen door elkaar lopen en is het bij vragen totaal onduidelijk wat nou ook alweer de juiste informatie is. Met al deze verkoopkanalen is het extra belangrijk om een duidelijke workflow te gebruiken en informatie overal op dezelfde manier in te vullen. Maak daarover interne afspraken met elkaar.

3. Hoge klantverwachtingen

Door de opkomst van e-commerce hebben consumenten veel hogere verwachtingen gekregen. Het is normaal dat iemand met een paar klikken online een bestelling doet en precies weet waar en wanneer het geleverd wordt tegen welke kosten. Deze verwachtingen slaan ook over naar groothandels, want zakelijke klanten verschillen niet zoveel van particuliere klanten als het gaat om het bestelproces. Dat moet gemakkelijk, geautomatiseerd en accuraat zijn. Als orderverwerking of opzoeken van de juiste informatie te veel tijd kost, gaat u dit merken in de klanttevredenheid.

4. Meer betalingsmogelijkheden en -afspraken

Ook in betaalmethoden lopen er allerlei mogelijkheden door elkaar. Een order kan direct afgerekend worden via PIN bij de kassa of iDeal in de webshop, maar ook door middel van achteraf betalen (bijv. via AfterPay in de webshop, of op factuurbasis). Levert u voornamelijk aan bedrijven, dan zijn er ook nog klantspecifieke prijslijsten en betalingscondities om rekening mee te houden.

5. Losse systemen voor elk onderdeel

Heeft u al een deel van het order management proces geautomatiseerd? Dat is goed. Maar dan nog bent u afhankelijk van handmatige exports en imports of van systemen die niet realtime data met elkaar kunnen uitwisselen. Hoe groter uw bedrijf groeit, hoe complexer de stromen worden en hoe groter de knelpunten worden.

Hoe te verbeteren?

Zoals voor iedere andere uitdaging is er ook voor het verbeteren van het order management proces een oplossing. Automatisering, in de vorm van een order management systeem (OMS), speelt daarbij een grote rol. In het volgende blog ga ik dieper in op de kenmerken van een order management systeem en hoe het u helpt naar meer tevreden klanten – en een hogere winst!

Gerelateerde blogs
4
jul
Kenmerken en voordelen van een Order Management Systeem
Nieuwsbrief

Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
Meer weten over Logic4 en onze oplossingen?

Maak kennis met de krachtige Commerce Suite die alles rondom order management, webshop, kassa, productinformatie, voorraadbeheer, logistiek, financiën en administratie combineert in één cloud-based systeem. Meer weten? Vraag vrijblijvend meer informatie aan over de alles-in-één oplossing van Logic4!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
Zoek door onze site