Bedrijfssoftware kiezen moeilijk?
Zo vergelijkt u geen appels met peren!
Bedrijfssoftware kiezen moeilijk?

7 afwegingen bij het vergelijken van bedrijfssoftware

Zoeken naar het beste softwarepakket voor uw organisatie lijkt soms op het zoeken naar een speld in een hooiberg. Online presenteren alle aanbieders zich van hun beste kant, maar als u dieper in de functionaliteit duikt, blijken er toch dingen te missen. Of een leverancier adverteert met een erg aantrekkelijke prijs, die bij nader inzien veel hoger uitvalt dan u dacht. In dit blog geef ik u 7 tips om bij het zoeken van e-commerce en bedrijfssoftware wél appels met appels te vergelijken.

Bedrijfssoftware vergelijken - Lokale server vs. Cloud software

Afweging 1: Lokale server vs. Cloud software

Of u nu uw huidige softwarepakket aan het reviewen bent of op zoek bent naar een nieuw pakket, bedenk goed of u in de cloud wilt werken of lokaal met een eigen server. Waarom is dit een belangrijke vraag? Wanneer u met een eigen server werkt brengt dit naast extra onderhoud en interne kennis ook extra kosten met zich mee. De hardware moet worden aangekocht en ingericht, heeft continu monitoring en updates nodig en moet om de zoveel jaar compleet worden vervangen. En dan is nog niet eens gesproken over security. De kosten voor goede beveiliging worden vaak niet meegenomen in een vergelijking. Kiest u voor een cloud-oplossing (Software as a Service), dan heeft u al deze kosten niet. Hosting, 24/7 monitoring, beveiliging, updates en onderhoud zijn namelijk allemaal inbegrepen bij de prijs.

Bedrijfssoftware vergelijken - Maatwerk vs. Modulair vs. Standaardpakket

Afweging 2: Maatwerk vs. Modulair vs. Standaardpakket

Naast de grote hoeveelheid aanbieders van (dure) maatwerkoplossingen, zijn er diverse pakketten die uit kleine modules zijn opgebouwd. In principe is daar natuurlijk niets mis mee; hierdoor betaalt u niet voor iets wat u niet nodig heeft. Maar wat blijkt vaak… u wordt gelokt door lage instapkosten, maar die aantrekkelijke prijs geldt slechts voor één module die op zichzelf niet kan draaien. Net de modules die u nodig heeft blijken het duurst te zijn. Zo komen de kosten onderaan de streep toch hoger uit dan verwacht.

Wat we steeds vaker zien in softwareland is dat u kunt kiezen uit een aantal standaardpakketten. Persoonlijk ben ik hier voorstander van. Waarom? U weet precies wat u krijgt en wat niet. Het is direct duidelijk wat u per maand betaalt en u wordt niet misleid door een enorm lage vanaf prijs. De pakketten zijn zorgvuldig samengesteld op basis van de wensen van beginnende, middelgrote of complexere organisaties.

Bedrijfssoftware vergelijken - Oplossing voor nu vs. Oplossing voor de toekomst

Afweging 3: Oplossing voor nu vs. Oplossing voor de toekomst

Zorg ervoor dat u precies weet wat uw bedrijf absoluut nodig heeft (must haves) en wat uw overige wensen zijn (nice to haves). Vaak hebben software-aanbieders een lijst met functionaliteiten op hun website staan. Spit deze dus goed door. Kunt u zo’n lijst niet vinden? Vraag er dan om! Op die manier kunt u het beste bepalen wat u zoekt in een softwarepakket. Dat een pakket een bepaald knopje op dezelfde plek heeft zitten als uw medewerkers gewend zijn doet er niet zoveel toe. Dat is denken op korte termijn. Het is wél belangrijk dat een pakket goed aansluit bij de commerciële, logistieke en administratieve processen in uw organisatie. Ook als u groeit.

Wat ik als tip wil meegeven: ga eens in gesprek met een specialist op het gebied van bedrijfssoftware en e-commerce. Veel mensen zijn namelijk zo druk met hun dagelijkse werkzaamheden dat ze vergeten te kijken naar nieuwe manieren waarop ze die werkzaamheden veel efficiënter kunnen uitvoeren. Laat een aantal aanbieders een passende offerte voor u maken op basis van uw must haves en nice to haves. Dat maakt het vergelijken makkelijker.

software kiezen - kijk naar de toekomst

Bedrijfssoftware vergelijken - Vastzitten aan uw keuze vs. Flexibel kunnen uitbreiden

Afweging 4: Vastzitten aan uw keuze vs. Flexibel kunnen uitbreiden

Ga na welke uitbreidingsopties er zijn. U zit met uw bedrijf in een bepaalde fase en heeft in eerste instantie wellicht niet alle functionaliteiten nodig. Maar over een tijdje zijn ze misschien wel wenselijk. Dan is het handig om bij aanvang minder modules te activeren of een minder uitgebreid pakket te kiezen. Het is wel goed te weten of u op een later moment makkelijk kunt switchen van pakket of modules aan en uit kunt zetten.

Onder uitbreidingen valt ook het aantal gebruikers. Zijn de kosten gebaseerd op een licentie voor één gebruiker of zitten er standaard een aantal gebruikers inbegrepen? En hoeveel kost een extra gebruiker? Is daarbij een staffelkorting mogelijk? Op dit punt zijn er grote verschillen tussen software-aanbieders.

Bedrijfssoftware vergelijken - Betalen voor koppelingen vs. Alles-in-één geïntegreerd

Afweging 5: Betalen voor koppelingen vs. Alles-in-één geïntegreerd

Heeft u zowel bedrijfssoftware als een webshopplatform? Dan zou het handig zijn dat die met elkaar kunnen praten. Let erop dat hiervoor een koppeling nodig is. Bestaat de koppeling al? Zo ja, hoeveel kost de koppeling? Wat kan de koppeling wel en niet? Wat gebeurt er als één van de twee pakketten verandert en de koppeling niet meer goed werkt? En, misschien wel de belangrijkste vraag, hoeveel tijd bent u per dag, week, maand of jaar kwijt met extra handelingen?

Het mooiste zou natuurlijk zijn als u een alles-in-één oplossing zou hebben. Zonder koppelingen! Denk aan artikelinformatie beheren, orders doorgeven, realtime voorraad tonen in de webshop en voorraad van meerdere leveranciers beheren. Of dat uw klant – of hij nu online of offline iets koopt – altijd zijn bestelhistorie, facturen en bestelstatus kan terugvinden in zijn eigen webportal.

Bedrijfssoftware vergelijken - Uurtje factuurtje vs. Support inbegrepen

Afweging 6: Uurtje factuurtje vs. Support inbegrepen

Als u start met een nieuw softwarepakket, zal dat in het begin veel vragen oproepen. Natuurlijk zegt iedere aanbieder de beste service te hebben. Ik hoor van veel klanten dat ze bij hun vorige aanbieder voor complexere vraagstukken een factuur opgestuurd kregen. Als u dit niet van te voren weet is dat best vervelend! Een belangrijk punt om voorafgaand aan uw keuze uit te zoeken is dus of uw nieuwe partij een goede supportdesk heeft (wordt u een nummertje, of kennen ze u bij naam) en hoeveel ondersteuning is inbegrepen.

Bedrijfssoftware vergelijken - Product van een ander vs. Eigen software

Afweging 7: Product van een ander vs. Eigen software

Wat ook goed is om te weten, is of u zaken doet met een organisatie die slechts een product van een ander implementeert, of een partij die zelf de software ontwikkelt. Het gezegde is niet voor niets ‘wie het dichtst bij het vuur zit, warmt zich het meest’. Bij een partner die de software zelf bouwt heeft u soms de mogelijkheid mee te denken in de ontwikkeling.

Voorbeeld: Bij Logic4 krijgen onze klanten een deel van hun maandelijkse abonnementskosten uitgekeerd in ontwikkeluren. Die kunnen ze zelf inzetten op ons crowdfunding ontwikkelplatform Lisa. Zo bouwen we samen met elkaar de beste software van Nederland.

Eindafweging: een eerlijke optelsom

Hoe kunt u een alles-in-één oplossing zoals die van Logic4 eerlijk vergelijken met de rest? Wat ik regelmatig tegenkom in de praktijk is dat men alleen kijkt naar de direct zichtbare kosten. Denk aan jaarlijkse licentiekosten of maandelijkse abonnementskosten. Maar men heeft vaak geen inzicht in de indirecte kosten die hun huidige pakketten met zich meebrengen. Hiermee bedoel ik kosten voor eenmalige aanschaf, hosting, plug-ins, koppelingen, onderhoud, doorontwikkeling, maatwerk, etc. Oftewel, kosten die oneindig doorlopen, die gemoeid zijn met de nodige vraagstukken en die onnodig stress veroorzaken binnen uw organisatie.

Goedkoop blijkt vaak duurkoop te zijn. Mijn advies is daarom om de afwegingen die ik hierboven heb beschreven mee te nemen in uw zoektocht naar de beste software. Laat prijsstunters u niet verleiden om appels met peren te vergelijken, maar kies gedegen voor een pakket en een partij waarmee u het ziet zitten om een partnerschap aan te gaan voor de lange termijn.

Vragen?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit blog, of wilt u eens vrijblijvend kennismaken? Neem dan gerust contact met mij op via 06-12107230 of bjorn@logic4.nl.

Bjorn Backus


Meer weten over Logic4 bedrijfssoftware & e-commerce? Laat uw gegevens achter en we helpen u graag verder.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Gerelateerde blogs
4
apr
Webinar ‘Bedrijfssoftware kiezen? Vergelijk geen appels met peren!’
17
nov
10 Tips voor beter voorraadbeheer
23
aug
Samenwerking met EZ-base
8
aug
Next level business scan
17
jun
Werken in de cloud, wat zijn de voordelen?
Nieuwsbrief

Blijf altijd op de hoogte van ons laatste nieuws!

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
DEMO BEKIJKEN?

Ervaar zelf de kracht van een totaal geïntegreerde commerce oplossing door de gratis demo aan te vragen.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
Zoek door onze site