PRAKTIJKCASE KANTOOREXPERT
Van AccountView administratie en Quantore webshop naar alles-in-één bedrijfssoftware van Logic4.
PRAKTIJKCASE KANTOOREXPERT

KantoorExpert

Ruim 100 jaar geleden begon KantoorExpert in Soest met een winkel voor kantoorartikelen. Door de opening van de vestiging in Katwijk en de overname van OfficeLand in Schiedam en Trigon in Huizen heeft de organisatie de huidige omvang bereikt (±40 medewerkers in totaal). Ze leveren kantoorartikelen en -diensten in de breedste zin van het woord; van balpennen tot koffie en van kantoormachines tot meubelinrichtingen.

Branche
Kantoorvakhandel
Webshop / Website
kantoorexpert.nl

“Het was voor ons belangrijk dat het pakket doorontwikkeld wordt. Logic4 software wordt constant doorontwikkeld, waardoor wij als bedrijf ook steeds vooruitgaan"

Harold Schurink Adjunct-directeur KantoorExpert

Koppeling tussen administratiepakket en webshop

KantoorExpert werkte met administratiepakket Accountview en een Quantore webshop, maar ondervond regelmatig problemen met de koppeling tussen die twee systemen. Met name rondom synchronisatie van gegevens in bijvoorbeeld artikelkaarten en klantkaarten. Harold Schurink, adjunct-directeur van KantoorExpert, vertelt: “Accountview is vooral een administratiepakket, dat was minder gericht op retail. De data vanuit AccountView was lastig bij Quantore in de webshop te krijgen, die twee werkten moeizaam samen. Als je een update moest doen, kon dat alleen ’s avonds en werd het pas de volgende dag inzichtelijk.”

Om die reden is KantoorExpert eind 2012 op zoek gegaan naar nieuwe bedrijfssoftware, met als belangrijkste eis dat het een alles-in-één pakket moest zijn. Schurink vervolgt: “De webshop moest gekoppeld zijn aan de backoffice. Er moest een snelle integratie mogelijk zijn, zo snel dat we geen dubbele administratie meer hoefden bij te houden. Daarnaast moest het programma multi-filiaal ondersteunen, dus het apart aansturen van besteladviezen, voorraden, facturering, enzovoort.”

De selectiecriteria en keuze voor Logic4

“Toen we mogelijke leveranciers hadden vergeleken en de keuze al bijna hadden gemaakt, kwamen we Logic4 tegen op de Quantore Relatiedagen”, aldus Schurink. “De uitstraling van de mensen die er stonden en de uitstraling van het pakket sprak ons erg aan. Het is een kleine organisatie, dat was heel anders dan waar we eerder mee te maken hadden. Het is een prima organisatie die heel goed met je meedenkt, soepel is, goed communiceert en snel handelt waar nodig. Zodoende zijn we bij Logic4 terecht gekomen.”

Van de 50 selectiecriteria die KantoorExpert had opgesteld kon Logic4 er 45 direct positief beantwoorden, waaronder de aparte besteladviezen per vestiging en de aparte omzetregistratie. “We hebben gekozen voor Logic4, omdat het er goed uitziet, het snel te implementeren is en de kosten goed te overzien zijn. Andere systemen werken met pakketten van 10, 20 of 50 gebruikers. Het is een voordeel dat Logic4 werkt met individuele gebruikers. Als je één gebruiker meer of minder wilt, dan betaal je alleen voor die ene persoon. Dat maakt het allemaal goed inzichtelijk.”

Direct verder na implementatie

“De grootste uitdaging bij de implementatie van het nieuwe softwarepakket was dat we de juiste data, zoals artikelhistorie en klanthistorie, op zo’n manier in het nieuwe pakket konden krijgen dat we er direct mee verder konden. We wilden namelijk geen schaduwadministratie draaien. Gelukkig is de implementatie zeer voorspoedig verlopen. De bedrijfsmatige processen werden bijna niet onderbroken. We konden gewoon doorwerken terwijl op de achtergrond de import werd gefaciliteerd.”

Voordelen van de software

Zoals bij iedere verandering moesten ook de medewerkers bij KantoorExpert even wennen aan de andere manier van werken, maar ze hadden het programma snel onder de knie. Schurink licht toe: “Alles wat we nodig hebben qua bedrijfssoftware hebben we nu van Logic4. Het heeft onze verwachtingen waargemaakt. De mensen in de winkels werken vooral met het POS kassasysteem. Dat is door de functionele knoppen vele malen functioneler en gebruiksvriendelijker dan het POS systeem van Accountview.”

“Datzelfde geldt voor de artikelhistorie en klanthistorie; Accountview is daarin heel traag. In Logic4 is dit heel makkelijk op te vragen. Als er iets niet goed staat in een artikelkaart, kunnen we dat zelf aanpassen en is het per direct zichtbaar in de webshop. Ook zijn de bestellijsten van klanten gemakkelijker te importeren en kunnen offertes nagenoeg 1 op 1 omgezet worden in orders. Zo kunnen we sneller schakelen naar de klant.”

Continue doorontwikkeling en vooruitgang

“Het was voor ons belangrijk dat het pakket doorontwikkeld wordt. Bij Accountview was dat bijna niet zo. En als het zo was, dan waren de kosten zo hoog dat je je afvroeg of het rendabel was om een upgrade te doen”, aldus Schurink. “Logic4 software wordt constant doorontwikkeld, waardoor wij als bedrijf ook steeds vooruitgaan. Met Lisa, het systeem waarmee we zelf punten kunnen inbrengen die op de ontwikkelagenda komen te staan, kunnen we daar met zijn allen van profiteren.”

Meer weten over het overstappen naar Logic4?

Ziet u er tegenop om over te stappen naar een ander softwarepakket? Dat is niet nodig! Wij begeleiden u van A tot Z bij de implementatie. Lees de succesverhalen van onze klanten en stel gerust al uw vragen aan onze consultants.

Zoek door onze site